| Funkcjonalność Q-Syardo 3000 |
|
W programie można wyróżnić kilka modułów funkcjonalnych. Na pełny system składają się wszystkie w/w moduły. Taki ich podział ma jedynie charakter organizacyjny. Poszczególni użytkownicy mogą korzystać z dowolnego modułu jak również z dowolnej jego części.
|
| Moduł SEKRETARIAT |
Moduł ten odpowiedzialny jest za gromadzenie wpływających dokumetów (pod różnymi postaciami), archiwizowanie tworzonych u nas , segregacje i wyszukiwanie. Przeznaczony głównie dla sekretariatu i jest podstawowym fragmentem programu. Realizowane funkcje:
- Wprowadzanie pism i dokumentów przychodzących i wychodzących
- faksy,mail'e - odbiór, przenoszenie do spisu dokumentów z rozpoznawaniem nadawcy.
- poczta - współpraca ze skanerem.
- Segregacja - podział na "szafy dokumentów", segregatory (jeden dokument może być równocześnie w kilku segregatorach np. klienta, sprawy, zagadnienia, projektu), przekazywanie do dekretacji, kierowanie "na biurko" pracownika. Zazwyczaj jednak sekretariat przekarze pismo do dekretacji wskazując jedynie "szafę".
- Prowadzenie książki korespondencji przychodzącej i wychodzącej z wydrukiem. Nadawanie numerów dziennika w zdefiniowanej przez użytkownika postaci.
- Wewnetrzny SMS- Wysyłanie i odbiór wewnętrznych informacji kierowanych do poszczególnych osób lub grup np. "..Pan Kowalski prosi o telefon" lub "Zebranie handlowców w środę o 16.00" .
- Archiwum dokumentów, korespondencji, klientów.
- Różne metody wyszukiwania dokumentów np. po nadawcy/adresacie , opisie dokumentów, poprzez system "szaf i segregatorów".
|
| Moduł DEKRETACJI |
Odpowiedzialny jest za przekazywanie dokumentów "na biurka" adresatów w procesie dekretacji, przekazywanie dokumentów innym użytkownikom, przekazywanie dokumentów ogólnych - jednym słowem dystrybucje i redystrybucje dokumentów i idacych z a nimi spraw wśród pracowników. Przeznaczony głownie dla kadry kierowniczej. Realizowane funkcje:
- Dekretacja dokumentów - każdy dekretujący dostaje do dekretacji pisma związane jedynie z jego "szafą". Może ewentualnie przekazać pismo do innej szafy.
- Dokumenty - korespondencja, dokumenty wewnętrzne (do informacji).
- Dokumenty załatwiające - tworzenie, wysyłanie.
- Raport opóźnionych dokumentów czyli takich na które powinna być odpowiedź a jeszcze jej nie było.
- Raporty obrazujące przebieg prowadzenia spraw.
|
| Moduł TWORZENIA, OBSŁUGI i OBIEGU DOKUMENTÓW |
Kolejny niezastąpiony moduł. Każdy pracownik jesli pracuje musi z niego skorzystać. Realizuje on funkcje:
- Tworzenie, obróbka pism i dokumentów w dowolnym formacie. Pliki są przechowywane w ich naturalnych formatach i obsługiwane przez dedykowane programy. Można skorzystać z dowolnego pliku dostępnego na komputerze.
- Przekazywanie dokumentów do dalszej "obróbki" innemu pracownikowi
- Przegazywanie dokumentów "na biurko" innej osoby.
- Szybkie tworzenie dokumentów odpowiadających na dokument.
- Możliwość zakładania własnych segregatorów.
- Śledzenie drogi korespondencji, dokumentu.
- Status dokumentu - w obróbce, zatwierdzony. Dokumenty zatwierdzone są tylko do odczytu.
|
| Moduł AUTORYZACJI i PRAW DOSTĘPU |
|
Pozwala na autoryzacje dostępu do programu. Każdy użytkownik na wstępie musi podać swój identyfikator i hasło. Jedynie osoby które przejdą weryfikacje moga korzystać z programu. Dodatkowo dostępne jest różnicowanie dostępu do różnych gałezi i funkcji systemu. Np. sekretariat wprowadza jedynie przychodzącą korespondencję, dekretanci dekretują a prezes może wszysko poza funkcjami administratora. Różnicowanie dostępu nastepuje również na poziomie "szaf" i "segregatorów". Dodatkowo dokumenty moga otrzymać atrybut tajności (np. jawny, zastrzeżony, poufny, tajny). Ograniczy on dostęp do poszczególnych dokumentów osobom niepowołanym.
|
| Moduł FUNKCJI STANDARDOWYCH |
Jest to zestaw użytecznych funkcji dostępnych potencjalnie każdemu użytkownikowi
- Wysyłanie e-mail z poziomu programu
- Wysyłanie SMS do sieci telefonii komórkowych.
- Wydruki kolumnowe, exporty w trybie tekstowym - każdy ze spisów programu można wydrukować lub wyeksportować. Definicje formatu wydruku/eksportu tworzy się na poziomie programu.
- System kopii bezpieczeństwa.
- Filtrowanie spisów - możliwość wyboru z dowolnego zbioru danych pozycji spełniajacych zadeklarowane warunki selekcji.
- Etykietki - koperty, naklejki, identyfikatory, etykietki itp. Możliwe własne tworzenie nowych etykiet.
- Export do formatu Excel.
|
